In 2021 mogen de vaste reiskostenvergoedingen niet meer onbelast worden vergoed.
Tenzij:
- de medewerker 36 weken in het jaar reist naar een vaste werkplek of
- de medewerker 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist.
In bovenstaande gevallen mag de werkgever een vaste reiskostenvergoeding onbelast uitkeren.
Rekensommetje
De 128 dagen op jaarbasis worden al behaald als een medewerker die vijf dagen in de week werkt standaard drie dagen naar kantoor reist en twee dagen thuis werkt. Voor parttimers kan dit naar rato worden uitgerekend.
Voor alle andere gevallen dient de werkgever een keuze te maken:
- reiskostenvergoeding op declaratie basis;
- reiskostenvergoeding op nacalculatie basis.
Voor beide methodes geldt dat alleen de daadwerkelijk gemaakte reisdagen onbelast mogen worden vergoed, tot een maximum van € 0,19 per kilometer.
Reiskosten op declaratiebasis
De medewerker geeft maandelijks zijn daadwerkelijk gereden kilometers en reisdagen door aan de werkgever. Deze kosten kunnen onbelast via het salaris worden vergoed aan de werknemer. Deze methode brengt wel met zich mee dat u meer administratieve handelingen moet uitvoeren.
Reiskosten op nacalculatiebasis
De medewerker ontvangt maandelijks een vast bedrag aan reiskosten. Aan het eind van het jaar (of maand) wordt bekeken hoeveel kilometers en reisdagen de medewerker daadwerkelijk in dat jaar of de maand heeft gemaakt. Indien er een verschil is dan dient dit verrekend te worden met het salaris van de medewerker.
Thuiswerkvergoeding
Op dit moment is het mogelijk om voor de thuiswerker een thuiswerkvergoeding uit te keren van € 2,- per dag. Deze vergoeding is helaas nog niet onbelast.
Praktisch
Inventariseer bij de medewerkers wat hun reisgedrag is vanaf 1 januari 2021. Aan de hand hiervan kan de keuze gemaakt worden voor de manier van reiskostenvergoeding. Geef de gemaakte keuze door aan onze salarisafdeling, zodat zij dit kunnen verwerken in de loonadministratie.
Toekomst
Door de coronacrisis blijkt dat veel onkostenvergoedingen niet meer aansluiten bij het huidige tijdperk waarin wij leven. Er zal naar verwachting in 2021 vanuit verschillende cao’s en de belastingdienst gekeken worden naar zogenoemde ‘waar je werkt budgetten’. In zo’n budget worden alle vormen van vergoedingen opgenomen, zoals reiskostenvergoedingen, thuiswerkvergoedingen en thuiswerkplekvoorzieningen. Zodra meer bekend is zullen wij u hierover op de hoogte stellen.
Let op!
Zolang de crisismaatregelen gelden, blijft alles nog bij het oude. De verwachting is dat de aanpassing van de reiskostenvergoeding in het voorjaar van 2021 ingaat. Wij adviseren u om nu alvast het reisgedrag van uw personeel te inventariseren. Zo bent u, maar ook uw personeel, straks goed voorbereid op deze verandering.