Als ondernemer ben je verplicht om een administratie te voeren. In principe ben je vrij te bepalen hoe je dat doet, maar je administratie moet wel binnen een redelijke termijn te controleren zijn. Bovendien ben je er zelf verantwoordelijk voor dat je administratie controleerbaar blijft. Je moet de administratie ook bewaren. In beginsel zeven jaar en minstens tien jaar als het onroerende zaken betreft. Ook dit is niet vormvrij, want de eis blijft gelden dat een en ander binnen een redelijke termijn te controleren moet zijn.
Informatiebeschikking
Onlangs oordeelde de rechter in een schoolvoorbeeld van een administratie die niet op orde was. De administratie was digitaal, maar de detailgegevens waren niet digitaal en slechts deels bewaard. Bovendien waren ze voor een deel onleesbaar. Wel waren er dozen vol kassarollen van vele tientallen meters lang.
De inspecteur legde daarom een informatiebeschikking op. Bij een informatiebeschikking moet je de gevraagde administratieve bescheiden alsnog op de juiste wijze aanleveren. De ondernemer in kwestie vond dat hij hieraan voldaan had, maar de rechter was het daar niet mee eens. De administratie was onvolledig en de dozen met kassarollen waren onmogelijk binnen een redelijke termijn te controleren.