Wat kun je aan je werknemers onbelast vergoeden als zij een zakenreis in binnen- of buitenland maken? Daarvoor kun je een richtlijn aanhouden, namelijk de ‘Reisbesluiten binnen- en buitenland voor ambtenaren’. De maximale vergoedingen voor buitenlandse zakenreizen zijn net per 1 april verhoogd. De bedragen voor binnenlandse reizen zijn al eerder aangepast.
Voorwaarden
Hoewel de reisbesluiten, die worden uitgevaardigd door het ministerie van Financiën, in principe voor rijksambtenaren gelden, biedt het ondernemers ook houvast. Als de uitgaven van de werknemer op dienstreis vergelijkbaar zijn met die van de ambtenaar op dienstreis, dan mag de werkgever zonder verder bewijs dezelfde bedragen aan reis- en verblijfskosten onbelast vergoeden. Dat scheelt administratieve lasten (bonnetjes, declaraties) en het geeft fiscaal enig ‘houvast’.
Verblijfskosten
Onder verblijfskosten wordt verstaan: de noodzakelijke kosten van logies, maaltijden en kleine uitgaven voor zover deze voor rekening van de werknemer zelf komen en nog niet door de werkgever of iemand anders zijn betaald.
Discussie
Over het al dan niet vergelijkbaar zijn met de uitgaven van een ambtenaar zou discussie kunnen ontstaan met de Belastingdienst. Zo zal een vertegenwoordiger die elke avond met relaties gaat eten niet snel vergelijkbaar zijn met een ambtenaar op dienstreis, omdat de kosten nogal afwijken.
Tip: wil je je werknemers een vergoeding van hun zakenreizen via de reisbesluiten geven zonder risico? Overleg dan van tevoren met de belastingdienst of je deze regeling mag toepassen.
Let op: wanneer de werkgever meer vergoedt dan de forfaitaire bedragen, kan hij het bovenmatige deel van de vergoeding tot het loon van de werknemer rekenen of als eindheffingsloon aanwijzen.
Buitenlandse dienstreizen
De aanpassing van de vergoedingen voor het buitenland vindt twee keer per jaar plaats, op 1 april en 1 oktober. De vergoeding is gespecificeerd op een maximum voor logieskosten en voor overige kosten. De maxima zijn verhoogd vanwege de gestegen prijzen. De vergoeding is gebaseerd op de te maken kosten en varieert daarom per land. Zo is de vergoeding voor logies (per overnachting) in Barcelona bijvoorbeeld gemaximeerd op € 126 en voor New York op € 412.
Binnenlandse dienstreizen
Voor binnenlandse dienstreizen kunnen per 1 januari 2019 maximaal de volgende bedragen onbelast worden vergoed:
- de dagcomponent voor de kleine uitgaven overdag, mits men ten minste 4 uur op dienstreis is: € 4,52 voor ieder vol etmaal;
- de avondcomponent voor de kleine uitgaven ’s avonds, mits men voor de dienstreis ook elders moet overnachten:
€ 9,05; - de lunchcomponent als de tijd tussen 12.00 en 14.00 uur in de dienstreis valt: € 9,16;
- de dinercomponent als de tijd tussen 18.00 en 21.00 uur in de dienstreis valt: € 22,99;
- de logiescomponent als men voor de dienstreis ergens moet overnachten: € 102,59;
- de ontbijtcomponent, mits men voor de dienstreis ook elders heeft moeten overnachten: € 10,13.
Sites reisbesluiten
Op de volgende sites kunt u meer vinden over de reisbesluiten: het Reisbesluit buitenland en het Reisbesluit binnenland. Heb je vragen over de vergoeding voor personeel? Wij adviseren je graag.